Kto podpisuje umowę: jak sprawdzić spółkę i jej reprezentację

Kto stoi po drugiej stronie umowy

Przy dużych transakcjach uwaga kupującego naturalnie skupia się na przedmiocie: metrażu, standardzie, terminie. Znacznie rzadziej pada pytanie o drugą stronę umowy, czyli o podmiot, który ją podpisuje. A to właśnie od jego kondycji i sposobu reprezentacji zależy, co się stanie, jeśli harmonogram się przesunie albo pojawi się spór.

Weryfikacja kontrahenta nie wymaga wiedzy prawniczej. Wymaga jedynie sprawdzenia kilku rejestrów w odpowiedniej kolejności i zadania paru pytań wprost.

Spółka celowa nie jest sygnałem ostrzegawczym

W branży budowlanej i deweloperskiej powszechną praktyką jest powoływanie osobnej spółki do prowadzenia konkretnej inwestycji. Taki podmiot ma krótką historię i niewielki majątek poza samym projektem, co przy pobieżnym sprawdzeniu wygląda niepokojąco.

W rzeczywistości chodzi o oddzielenie ryzyka poszczególnych przedsięwzięć od siebie, a przy okazji o wymóg stawiany często przez banki finansujące budowę. Wniosek praktyczny jest taki, że sam wiek spółki niewiele mówi. Znacznie więcej wynika z dorobku grupy stojącej za projektem oraz z listy zakończonych realizacji, które można obejrzeć na miejscu.

Co sprawdzić w rejestrze przedsiębiorców

Odpis z rejestru jest dostępny bezpłatnie online i odpowiada na kilka istotnych pytań naraz.

• Sposób reprezentacji – czy do zawarcia umowy wystarczy jedna osoba, czy potrzeba dwóch.
• Skład zarządu – czy osoba podpisująca faktycznie widnieje w rejestrze.
• Kapitał zakładowy i wspólnicy – kto stoi za podmiotem.
• Wzmianki o sprawozdaniach – czy spółka realizuje obowiązki sprawozdawcze.
• Wpisy o postępowaniach – informacje o upadłości lub restrukturyzacji.

Sprawozdania finansowe składane do repozytorium dokumentów są jawne. Nawet pobieżna lektura bilansu pozwala zorientować się w skali działalności, choć przy spółce celowej trzeba pamiętać, że obraz dotyczy jednego projektu, a nie całej grupy.

Pełnomocnictwo, czyli detal, który bywa kosztowny

Jeśli umowę podpisuje pełnomocnik, warto poprosić o dokument pełnomocnictwa i sprawdzić jego zakres oraz datę. Czynność wykraczająca poza umocowanie może rodzić spory o skuteczność zawartej umowy. Przy czynnościach notarialnych notariusz weryfikuje umocowanie, ale sprawdzenie tego wcześniej oszczędza niespodzianek w dniu podpisania i pozwala spokojnie skompletować dokumenty.

Analogicznie działa to po stronie kupującego. Jeżeli jeden z małżonków ma podpisać dokumenty w imieniu obojga, pełnomocnictwo w odpowiedniej formie trzeba przygotować z wyprzedzeniem.

Dorobek widoczny w terenie

Najbardziej wiarygodnym źródłem informacji o wykonawcy nie jest folder sprzedażowy, tylko zakończona inwestycja sprzed kilku lat. Wystarczy poprosić o adresy wcześniejszych realizacji i pojechać na miejsce. Widać tam rzeczy, których nie pokaże żadna wizualizacja: stan elewacji po kilku sezonach, sposób utrzymania terenu wspólnego, to, czy zieleń faktycznie urosła i czy parkowanie działa w praktyce.

Dobrym uzupełnieniem jest krótka rozmowa z mieszkańcami. Pytanie o to, jak przebiegał odbiór i jak firma reagowała na usterki po przekazaniu kluczy, daje zwykle bardziej konkretną odpowiedź niż analiza dokumentów rejestrowych.

Sygnały, które mówią więcej niż rejestry

Poza dokumentami warto zwrócić uwagę na sposób prowadzenia rozmowy. Firma, która bez oporów udostępnia dokumentację, podaje numer księgi wieczystej gruntu i wskazuje adresy wcześniejszych realizacji, zachowuje się inaczej niż taka, która zasłania się tajemnicą handlową przy podstawowych pytaniach.

Dobrym testem jest też prośba o projekt umowy z kilkudniowym wyprzedzeniem. Reakcja na nią zwykle dobrze pokazuje, jak wygląda standard obsługi po podpisaniu. Pełną listę dokumentów, o które warto poprosić przed transakcją, wraz z kolejnością ich sprawdzania, znajdziesz w tekście o tym, co zweryfikować przed podpisaniem umowy deweloperskiej.