Jak skutecznie niszczyć nieaktualne dokumenty?

Metodą na szybkie i zgodne z prawem pozbywanie się dokumentacji papierowej z firmy jest ich bieżące niszczenie bądź też korzystanie z usług wyspecjalizowanej jednostki, oferującej mobilną utylizację odpadów papierowych. Warto dopasować metodę niszczenia dokumentów firmowych do profilu prowadzonej działalności, jak również ilości odpadów papierowych, jakie powstają w okresie jednego miesiąca kalendarzowego. 

Dlaczego tak ważne jest prawidłowe niszczenie dokumentów w firmie?

Niszczenie nieaktualnych dokumentów firmowych jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Należy pamiętać, że zgodnie z RODO dokumenty, należy przechowywać tylko przez określony czas. Utylizacja odpadów papierowych w firmie stanowi proces, który musi przebiegać prawidłowo. Tylko wówczas można zadbać o to, aby było to działanie zgodne z obowiązującym prawem. Wykonywanie przypadkowych działań w postaci nieodpowiedniej utylizacji odpadów papierowych w przedsiębiorstwie może narazić właściciela firmy na bardzo poważne konsekwencje finansowe. Należy pamiętać o tym, że dokumentacja zawierająca newralgiczne dane, w tym poufne dane osobowe czy biznesowe, nie może trafić w niepowołane ręce, ponieważ informacje te mogłyby zostać wykorzystane w celach przestępczych. Dane wrażliwe, które wyciekają na zewnątrz firmy, są bardzo poważnym zagrożeniem dla dalszej sprawnej działalności na rynku i w agresywnym otoczeniu biznesowym. W skrajnych przypadkach, nieprawidłowe niszczenie dokumentów w firmie, może doprowadzić do spadku jej wiarygodności, wśród potencjalnych kontrahentów, jak również klientów, korzystających z usług lub asortymentu danej placówki. Z uwagi na to, warto zadbać o zgodne z literą prawa niszczenie odpadów papierowych, decydując się na kilka sprawdzonych rozwiązań. Należy dopasować je do liczby tych odpadów, a także profilu prowadzonej działalności gospodarczej. 

Niszczenie dokumentów w świetle prawa

Pozbywanie się odpadów papierowych z firmy wymaga przestrzegania obowiązującego prawa. Dotyczy to nie tylko poufnych danych osobowych, ale również informacji wrażliwych. Materiał, który poddawany jest niszczeniu mechanicznemu, powinien być utylizowany na takiej zasadzie, aby uzyskać 4.stopień utajnienia według normy DIN 66399. Oznacza to, że w trakcie procesu utylizacji, trzeba mieć pewność, że proces niszczenia dokumentów papierowych w przedsiębiorstwie odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami. Jeśli przedsiębiorstwo wytwarza na miesiąc bardzo dużą ilość odpadów papierowych, warto zdecydować się na usługi świadczone przez wyspecjalizowane jednostki. Chodzi tutaj o usługę mobilnego niszczenia dokumentów poświadczoną stosownym certyfikatem. Jednostki oferujące tego typu usługi, zdają sobie sprawę z tego, jak poważne konsekwencje ciążą na nich, w razie niedotrzymania warunków umowy czy też nieprawidłowego niszczenia dokumentów firmowych. Z uwagi na to, jednostki oferujące mobilne niszczenie dokumentów przedsiębiorstwa, stosują sprawdzone procedury, gwarantujące, że żadne poufne dane nie trafią w niepowołane ręce. 

Jak przebiega magazynowanie i niszczenie niepotrzebnych dokumentów w przedsiębiorstwie?

Przebieg procedury utylizowania odpadów papierowych w firmie jest odgórnie narzucony przez przepisy prawne. Każdy właściciel przedsiębiorstwa powinien się z nimi zapoznać, aby uniknąć jakichkolwiek problemów prawnych. W przypadku niewielkiej ilości dokumentów papierowych można utylizować je na bieżąco przy pomocy niszczarek zgodnych z RODO. Urządzenia te nie są dostosowane do bardzo dużej ilości odpadów papierowych. Ponadto nie da się przy ich pomocy zniszczyć elektronicznych nośników danych. Dlatego też przedsiębiorstwa posiadające wyżej wymienione odpady, powinny powierzyć ich utylizację firmom zajmującym się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji firmowej i nośników danych w wersji mobilnej. Jednostki te oferują także abonamentową usługę wynajmu szafek zgodnych z RODO, a także pojemników zgodnych z RODO, przy pomocy których można przechowywać nieaktualne dokumenty, które będą następnie pakowane, plombowane i opatrzone datą przekazania ich do jednostki oferującej mobilne niszczenie dokumentów. Materiał papierowy trafia do certyfikowanego zakładu, w którym odbywa się niszczenie dokumentów przedsiębiorstwa metodą mechaniczną. Obiekt, gdzie dokonywany jest ten proces, jest bezpieczny i podlega stałemu monitoringowi. Pracownicy oferujący mobilne niszczenie dokumentów mają odpowiednią wiedzę i uprawnienia, co pozwala im na realizowanie tego typu usług dla współpracujących z nimi klientów firmowych. 

Prawidłowe przechowywanie i utylizacji odpadów papierowych w firmie musi przebiegać zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi. Tylko wówczas można zadbać o to, aby proces ten był wykonywany w taki sposób, aby żadne dane poufne bądź też wrażliwe nie dostały się w ręce osób nieupoważnionych, stanowiąc podstawowe zagrożenie dla dalszej działalności firmy.