Likwidacja archiwum — jak ją przeprowadzić

Archiwizacja dokumentów jest wymagana przepisami prawa. W zależności od typu, rodzaju dokumentów i działalności prowadzonej przez firmę archiwizującą, czas ich przetrzymywania może się nieco różnić. Jednak w sytuacji, gdy podmiot gospodarczy podlega rozwiązaniu, niezbędna jest także likwidacja archiwum. Warto wiedzieć, jak ją przeprowadzić i na jakich zasadach powinna się ona odbyć, aby nie narazić się na problemy i kary nakładane przez Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub inne podmioty stojące na straży bezpieczeństwa danych.

Jakie dokumenty podlegają niszczeniu?

Dziś trudno sobie wyobrazić, że dokumenty są po prostu wyrzucane do kosza bez odpowiedniego zniszczenia. Dotyczy to w szczególności dokumentów zawierających dane osobowe. Jednak każdy pracodawca musi pamiętać, że ochrona danych nie tylko klientów, ale również pracowników jest obowiązkiem nakładanym przez prawo. Wszelkiego rodzaju dokumenty kadrowe i księgowe, listy obecności czy paski wynagrodzenia to dokumenty, które muszą być szczególnie chronione. Ochrona ta uwzględnia wszystkie etapy istnienia tych dokumentów, od ich powstania, poprzez ich przechowywanie i obróbkę, aż po zniszczenie dokumentów, które również musi odbywać się zgodnie z przepisami. Dotyczy to również sytuacji, gdy dokonywana jest likwidacja archiwum.

Dlaczego należy zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych i archiwalnych?

Każda firma, organizacja i biznes musi w pełni chronić i zabezpieczać swoje dokumenty, również archiwalne. Jest to ważne z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, naruszenia bezpieczeństwa danych mogą skutkować surowymi karami, a w wyjątkowych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Po drugie, każdy przedsiębiorca i menedżer powinien zadbać o to, aby jego firma i organizacja były bezpiecznym miejscem i nie dochodziło do wycieku ani naruszenia danych osobowych zarówno pracowników, jak i klientów. Mając na uwadze te dwie kwestie, każdy pracownik firmy musi dążyć do pełnej ochrony dokumentów firmowych oraz wszelkich dokumentów zawierających dane osobowe.

Jak przeprowadzić niszczenie dokumentów i likwidację archiwum?

Mimo że wszystkie sprawy związane z ochroną danych osobowych szczegółowo reguluje rozporządzenie o ochronie danych osobowych, potocznie zwane RODO, to przepisy dotyczące niszczenia dokumentów zostały ustalone mało szczegółowo. Najważniejszym przepisem RODO w tym zakresie jest to, że każdy dokument, który zawierał lub zawiera dane osobowe, dane wrażliwe lub poufne musi zostać zniszczony w sposób uniemożliwiający odzyskanie tych danych. Przepis ten wydaje się jasny w kontekście dokumentów papierowych, niszczymy dokumenty z danymi i tym samym przestrzegamy RODO. 

A co z danymi cyfrowymi i dokumentami elektronicznymi? Zazwyczaj są one zarejestrowane na nośnikach cyfrowych lub optycznych. Może to być dysk twardy, pamięć zewnętrzna, płyta CD lub DVD. Zgodnie z przepisami RODO, gdy tak zapisane dane przestają być przetwarzane (przetwarzanie może zostać wstrzymane z różnych przyczyn), nośniki, na których są zapisane, muszą zostać trwale zniszczone. Jaki jest rezultat tych restrykcyjnych wymagań? Prawie nikt nie zdaje sobie sprawy, że po prostu usunięte informacje cyfrowe może odzyskać ktoś o odpowiednich umiejętnościach. Zadaniem administratora danych osobowych jest całkowite uniemożliwienie odzyskania informacji. Dlatego tak ważne jest trwałe niszczenie nośników danych. 

W przypadku dokumentów papierowych należy zwrócić uwagę na rodzaj używanej niszczarki. Niszczarki biurowe mają różne klasy bezpieczeństwa danych. Wynika to z rozdrobnienia dostarczanych przez nie dokumentów. Powinien on być dobrany do rodzaju danych przechowywanych w firmie i niszczony. Jeśli są to dane wrażliwe, bezwzględnie konieczne jest zniszczenie o najwyższej kategorii bezpieczeństwa. 

W przypadku nośników cyfrowych i optycznych proces niszczenia dokumentów nie jest już taki prosty. Potrzebne są do tego specjalistyczne niszczarki. Wyposażone są w nie profesjonalne firmy, które oferują swoją pomoc w niszczeniu dokumentów. Wszystkie zadania w tym zakresie można zlecić specjalistom takiej firmy. To prostsze, bardziej praktyczne i tańsze rozwiązanie. Ponadto specjaliści takiej firmy zewnętrznej będą odpowiedzialni za spełnienie wszystkich wymogów bezpieczeństwa dotyczących transportu i niszczenia dokumentów firmy, również przy likwidacji archiwum. Powierz więc plik profesjonalistom, niezależnie od tego, czy likwidujesz archiwum, czy wykonujesz czynności porządkowe w jego obrębie.