Macierz Eisenhowera – jak ustalać priorytety w pracy i życiu osobistym?

Życie w ciągłym niedoczasie to dla wielu Polek i Polaków chleb powszedni. Tyle różnych spraw domaga się naszej uwagi, że na co dzień najczęściej nie wiemy, w co ręce włożyć. Rodzi to frustrację i skutecznie obniża satysfakcję z życia. Być może za dużo bierzemy sobie na głowę? A może problem tkwi w zarządzaniu czasem i nieodpowiedniej priorytetyzacji zadań? Na szczęście, dzięki macierzy Eisenhowera można nauczyć się ustalać priorytety i lepiej wykorzystywać każdy dzień. Co to za narzędzie? Czy jest skuteczne? W czym tkwi jego sekret?

Macierz Eisenhowera – co to? Czemu służy?

Piętrzące się z dnia na dzień obowiązki potrafią skutecznie odebrać radość życia. Sprawiają, że zapominamy o sobie oraz celach zawodowych i osobistych, które jeszcze do niedawna uznawaliśmy za ważne. To frustrujące i szkodliwe dla zdrowia psychicznego. Czy jednak nieuniknione? Jak się okazuje, nie. Lepszego zarządzania czasem i obowiązkami można się bowiem nauczyć.

Jednym z narzędzi, które służą temu celowi, jest macierz Eisenhowera. Opracował ją nie kto inny jak Prezydent USA – Dwight David Eisenhower, który twierdził, że sekretem sprawnego zarządzania czasem jest odróżnianie spraw pilnych od ważnych. Jedne i drugie non stop walczą o naszą uwagę. Zazwyczaj wygrywają te pierwsze, co w ostatecznym rozrachunku nie zawsze jest dobre. Matryca Eisenhowera pozwala przełamać ten paradygmat i oddaje człowiekowi sprawczość w ustalaniu priorytetów.

Umiejętnie stosowana macierz Eisenhowera jest źródłem wielu korzyści, dzięki którym łatwiej osiągnąć satysfakcję z życia codziennego. Narzędzie:

• ułatwia planowanie priorytetów pod kątem ich ważności i pilności,
• umożliwia podejmowanie trafniejszych wyborów co do wykonywanych na co dzień działań,
• pozwala na analizę i ocenę podejmowanych aktywności pod względem ich produktywności,
• zapewnia lepsze wykorzystanie dostępnego czasu i ogranicza jego marnotrawstwo,
• podnosi produktywność,
• wyzwala z ciągłego stresu i napięcia powodowanego dużą liczbą zadań do wykonania.

Macierz Eisenhowera można wykorzystać zarówno do wyznaczania priorytetów osobistych, jak i zawodowych. Stosuje się ją także do optymalizacji pracy zespołów realizujących większe projekty biznesowe.

Matryca Eisenhowera – podział działań wg kryteriów pilności i ważności

Zgodnie z kryteriami pilności i ważności, matryca Eisenhowera dzieli zadania na cztery kategorie.

1. Pilne i Ważne. Wymagają szybkiej reakcji, gdyż zbliża się termin ich realizacji. Ich realizacja często wiąże się ze stresem. Długotrwała realizacja zadań wyłącznie z tej kategorii powoduje wzrost napięcia, przemęczenie, a nawet wypalenie zawodowe. Np. wizyta z dzieckiem u lekarza lub obsługa reklamacji klienta.
2. Niepilne i Ważne. To w tej kategorii mieszczą się działania istotne, dotyczące realizacji celów i marzeń, które jednak nie mają palącego terminu. Stąd też bywają bagatelizowane, co ma niekorzystny wpływ na jakość życia, samopoczucie, a także karierę zawodową i dochody. Np. spotkanie z przyjaciółmi lub pozyskanie nowego klienta.
3. Pilne i Nieważne. To najczęściej zadania oddelegowane przez innych ludzi. Sprawiają iluzję ważności, rzadko jednak stanowią priorytet. Mogą one wynikać z braku asertywności, przez co osoba przejmuje obowiązki innych, a także niedostatecznego określenia przez osobę tego, co ważne. Np. niezapowiedziana wizyta sąsiada lub prośba kolegi z pracy o przejęcie klienta.
4. Niepilne i Nieważne. W zdecydowanej większości to czynności, które kradną czas i uwagę, np. bezcelowe przeglądanie social mediów. Zazwyczaj są ucieczką od odpowiedzialności i mają niewiele wspólnego z efektywną regeneracją.

Żeby lepiej zarządzać zadaniami, należy stworzyć ich listę, a następnie przypisać każdą pozycję do jednej z grup. Macierz Eisenhowera nie powinna przytłaczać. Doba nie jest z gumy. Dlatego w każdej ćwiartce nie może być więcej niż 10 aktywności. W pierwszej kolejności wyeliminuj niepotrzebne zadania z kategorii „Niepilne i Nieważne”, a następnie zajmij się realizacją pozostałych aktywności.

Matryca Eisenhowera to skuteczne narzędzie pozwalające ustalić priorytety i lepiej zarządzać czasem. Warto więc zgłębić jej tajniki, aby osiągnąć większą satysfakcję z życia. Nie musisz jednak robić tego wyłącznie na własną rękę. Konsultacja z coachem lub mentorką biznesu stanowić będzie dodatkowe wsparcie, które ułatwi realizację celów osobistych i zawodowych.

źródło: ewanizio.pl